紙質(zhì)文檔管理 推進(jìn)現(xiàn)代檔案管理建設(shè)

隨著電子信息化的深入發(fā)展,檔案數(shù)字化進(jìn)程迫在眉睫。為了能更好的完成檔案資料數(shù)字化工作,不少企事業(yè)單位的檔案管理工作者選擇引進(jìn)紙質(zhì)文檔管理系統(tǒng),加快檔案數(shù)字化步伐的同時(shí),推進(jìn)檔案管理現(xiàn)代化。

加快信息錄入

眾所周知,傳統(tǒng)的檔案管理主要依賴人工手動(dòng)錄入。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展,檔案數(shù)量只會(huì)越來越多,人工手動(dòng)錄入速度慢、易出錯(cuò),已經(jīng)無法滿足現(xiàn)代大規(guī)模的檔案管理需求和管理節(jié)奏了。

據(jù)云脈留德博士梁旭鳴先生介紹,紙質(zhì)文檔管理系統(tǒng)主要采用了先進(jìn)的OCR技術(shù),可批量識(shí)別紙質(zhì)檔案,錄入速度快,出錯(cuò)少,能糾錯(cuò),易修訂。檔案管理工作人員拍照上傳即可,省卻中間繁瑣的敲字步驟,同時(shí)避免了因經(jīng)常翻閱紙質(zhì)檔案而導(dǎo)致的文檔損壞,極大提高工作效率,推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程。

保存文檔原件

據(jù)悉,采用紙質(zhì)文檔管理系統(tǒng),不僅可以提高檔案錄入速度,還能夠以數(shù)據(jù)形式將檔案原件照片、識(shí)別結(jié)果保存在系統(tǒng)云盤上,有效防止因紙質(zhì)原件丟失、硬盤損壞而造成的檔案信息大規(guī)模缺失問題。

除卻識(shí)別錄入和原件保存之外,檔案管理人員還可以在不損害原件的情況下對(duì)識(shí)別結(jié)果、原件照片進(jìn)行備注,方便數(shù)字檔案調(diào)取、分享、修訂和閱讀。一方面加速現(xiàn)存的檔案資料的數(shù)字化進(jìn)程,另一方面及時(shí)促進(jìn)信息共享。

高效信息查詢

印象中,紙質(zhì)資料查詢,意味著申請(qǐng),審核,確認(rèn)文件名、文件類型、入檔時(shí)間,然后根據(jù)提示在書架或者檔案柜中一份一份查找,查閱的過程中還得保證不損壞原件。

傳統(tǒng)的檔案查詢,步驟多,查找難,用時(shí)長。針對(duì)該問題,紙質(zhì)文檔管理系統(tǒng)推出關(guān)鍵字檢索。檔案管理人員可以通過關(guān)鍵字檢索功能,對(duì)系統(tǒng)存儲(chǔ)的檔案名稱,檔案全文,檔案備注進(jìn)行檢索,快速調(diào)取所需的原件掃描件、識(shí)別資料。加快信息查詢速度的同時(shí),有效保護(hù)了紙質(zhì)檔案。

目前,國內(nèi)檔案管理工作正逐步走向數(shù)字化道路,數(shù)字檔案管理無論是在查詢、分享,還是修訂保存上,都具有強(qiáng)大的優(yōu)勢(shì),采用先進(jìn)的管理系統(tǒng),無疑能進(jìn)一步推進(jìn)現(xiàn)代檔案管理建設(shè)工作。云脈紙質(zhì)文檔管理系統(tǒng)錄入快查詢準(zhǔn),保護(hù)了檔案原件,減輕了管理人員的工作壓力,已被廣泛用于圖書管理、檔案管理、部分企事業(yè)單位資料管理等領(lǐng)域。